van strategie tot evaluatie
Hoewel ieder event maatwerk is, gaan wij altijd op dezelfde gestructureerde wijze te werk. Van strategie tot evaluatie – er wordt geen stap overgeslagen. Bovendien heb je als klant continu inzicht in de projectstatus, waardoor je precies op de hoogte bent van waar we ons in het proces bevinden en welke stappen nog genomen moeten worden. Wel zo handig!
organiseren, communiceren, doelen halen.
Van koffiepauzes naar onvergetelijke herinneringen: Onze evenementen creëren de ruimte voor werknemers om samen te komen en te bloeien.
de stappen toegelicht
Een goede strategie is het halve werk. Om doelen te realiseren en de impact van events te vergroten, is het belangrijk om een overkoepelende eventstrategie te ontwikkelen. Een eventstrategie fungeert als raamwerk voor alle (toekomstige) events, en biedt daarmee houvast en richting. Om tot die eventstrategie te komen nemen we in deze eerste fase jouw organisatie, doelgroep, doelstellingen en ambities onder de loep. We laten de eventstrategie aansluiten op de bestaande marketing -/ communicatiestrategie en stellen meetbare doelen, zodat we uit ieder event het maximale rendement kunnen halen.
In deze fase komt de strategie tot leven. Nu we helder hebben hoe events kunnen bijdragen aan het realiseren van de doelstellingen van jouw organisatie of afdeling, is het tijd om dit te vertalen naar een of meerdere concepten. Hierin maken we de keuze voor live, online of hybride events (of een combinatie daarvan). Daarnaast stellen we eisen aan bijvoorbeeld locaties, leveranciers, sfeer, programmering en inhoud.
In de planningsfase wordt een overzichtelijk projectplan gecreëerd met daarin alle taken, rollen, verantwoordelijkheden, deadlines, budgetten, draaiboeken en afspraken. Deze planning vormt de leidraad in het gehele productieproces.
Hier start de operationele fase. Denk aan het regelen van locaties, catering, aankleding, sprekers, entertainment, personeel, techniek, vergunningen en verzekeringen. Maar ook het creëren van communicatiemiddelen en (audio)visuele uitingen die bijdragen aan de (merk)beleving zijn hierin opgenomen. Om de deadlines en budgetten te bewaken staat een goede afstemming met stakeholders en leveranciers in deze fase centraal.
Of het nu een live, online, of hybride event betreft, alle inspanningen hebben geleid tot dit moment. Er is maar één kans om het goed te doen en met de juiste voorbereiding wordt deze kans optimaal benut. Tijdens deze fase wordt de kroon op het werk gezet!
Meten is weten. De evaluatie is een belangrijke stap die vaak wordt vergeten. Zeker als een event naar verwachting verliep en goed werd bezocht, lijkt evalueren op het eerste gezicht niet relevant. Maar om te kunnen bepalen of en welke doelstellingen zijn behaald, is het juist heel belangrijk om zoveel mogelijk data te verzamelen. Deze data helpt om te bepalen wat de Return on Investment (ROI) van het event is, welke elementen succesvol waren en hoe een volgende event verbeterd kan worden.
